¿Ha terminado de declarar sus impuestos? No tire todavía sus documentos fiscales.
Es importante proteger sus registros fiscales de varios años atrás por si necesita consultarlos más adelante. Pero los desastres naturales y las condiciones meteorológicas extremas, como los huracanes o los incendios forestales, e incluso las amenazas a la ciberseguridad, pueden dañar o destruir registros fiscales valiosos que podrías necesitar en el futuro. Utilice los siguientes consejos para salvaguardar sus documentos más confidenciales.
Qué registros fiscales debe llevar
Conserve copias de sus documentos fiscales, incluidos:
- Copia de su declaración de la renta
- W-2
- 1099s
- Registros de kilometraje
- Recibos
- Documentación justificativa de sus créditos y deducciones
Si presenta su declaración electrónicamente, ya dispondrá de copias digitales.(ezTaxReturn guarda los archivos de su declaración de la renta durante al menos 3 años). Pero si presentó una declaración en papel, debe hacer una copia de seguridad digital de esos archivos.
Cuánto tiempo debe conservar sus documentos
¿Cuánto tiempo debe conservar exactamente su documentación fiscal? Depende. La regla básica es que debe conservar una copia de sus declaraciones de la renta y los documentos justificativos durante al menos tres años, según el plazo de prescripción establecido por el IRS. Sin embargo, si omitió más del 25% de sus ingresos brutos en su declaración o presentó una reclamación por una pérdida derivada de una deducción por deudas incobrables, le convendrá conservar sus registros hasta siete años.
6 consejos para mantener a salvo sus archivos
1. Proteger los archivos físicos
Dado que sus documentos fiscales contienen mucha información financiera personal y delicada, es mejor guardar esos archivos de forma segura cuando no los esté utilizando. Cuando trabaje con documentos físicos, guarde los originales en un recipiente hermético, ignífugelos y guárdelos en un lugar seguro.
o una caja de seguridad bancaria. Así no sólo evitarás que tus archivos se pierdan o te los roben, sino que también estarás protegido en caso de incendio u otra catástrofe natural.
Consejo profesional: Crea un sistema de organización claro para tus archivos, así es más probable que te des cuenta si falta algún documento o información.
2. Copias de seguridad electrónicas
Haga copias de seguridad de sus documentos en un lugar seguro, lejos de los originales. Mantener una copia de seguridad de los registros, extractos bancarios, declaraciones de impuestos, pólizas de seguros, etc. es más fácil ahora que muchas instituciones financieras proporcionan extractos y documentos electrónicamente.
Incluso si el registro original sólo está disponible en papel, puede escanearse en formato electrónico. Con los documentos en formato electrónico, los contribuyentes pueden descargarlos a un dispositivo portátil de almacenamiento de copias de seguridad, como un disco duro externo, una memoria flash, un CD o un DVD, que podrá llevarse consigo en caso de que tenga que evacuar.
3. Documentos de valor
En caso de catástrofe natural, no querrá quedarse sin un registro de los valores de sus bienes personales. Fotografíe o grabe en vídeo el contenido de su casa, especialmente los objetos de mayor valor.
Un registro fotográfico puede ayudarle a demostrar el valor de mercado de los objetos para reclamaciones de seguros y siniestros. Las fotos deben guardarse en un lugar separado. Para documentar sus objetos de valor, el IRS dispone de un cuaderno de pérdidas por catástrofes, la publicación 584, Casualty, Disaster and Theft Loss Workbook, que puede ayudarle a compilar una lista de pertenencias habitación por habitación.
4. Cuidado con las estafas
Los piratas informáticos y los estafadores proliferan durante la temporada de la declaración de la renta. Tenga cuidado con los planes para recopilar o robar fraudulentamente su información personal.
Estos pueden incluir:
- Estafas telefónicas para exigir el pago de impuestos
- Esquemas de phishing que piden verificación de información
- Llamadas o mensajes falsos de Hacienda
Cualquier información que comparta con estos estafadores será robada. Proteja sus registros fiscales y sus datos personales conociendo las señales y practicando una buena ciberseguridad.
Esto significa mantener todos los registros digitales protegidos tras una cuenta cifrada o un archivo protegido con contraseña, como DOC, PDF o ZIP. Basta con escanear los documentos en PDF y establecer una contraseña segura. También puede guardar los archivos confidenciales en un disco duro externo específico. Si presenta su declaración de impuestos electrónicamente con un servicio como ezTaxReturn, sus archivos se guardarán y protegerán automáticamente.
5. Actualice sus planes de emergencia
En caso de catástrofe, es probable que tenga que salir rápidamente de casa. Disponer de un plan de emergencia le ayudará a tomar decisiones acertadas sobre qué llevarse y adónde ir. La Oficina de Protección Financiera del Consumidor y FEMA tienen una sencilla lista de comprobación que puedes utilizar para asegurarte de que todos tus documentos y pertenencias más importantes están a buen recaudo y protegidos.
Los planes de emergencia deben revisarse al menos una vez al año.
6. Acudir a Hacienda
Si se produce una catástrofe, los contribuyentes afectados pueden llamar al 1-866-562-5227 para hablar con especialistas del IRS formados para tratar asuntos relacionados con catástrofes. Puede solicitar copias de declaraciones de impuestos presentadas anteriormente presentando el Formulario 4506, Solicitud de copia de declaración de impuestos.
También puede solicitar transcripciones que muestren la mayoría de las partidas de una declaración por Internet en IRS.gov, llamando al 1-800-908-9946 o utilizando el Formulario 4506T-EZ, Short Form Request for Individual Tax Return Transcript (Solicitud abreviada de transcripción de declaración de impuestos individual) o el Formulario 4506-T, Request for Transcript of Return (Solicitud de transcripción de declaración).
¿Todavía tiene que hacer sus impuestos? ezTaxReturn hace que la presentación de impuestos sea rápida, fácil y sin estrés.
