Time management is something many of us aren’t very skilled at. What typically happens is you think you have all the time in the world, so you procrastinate. Then you freak out when it becomes clear that you underestimated how long a task will take. You may even vow to do better in the future but odds are you’ll just continue the cycle. By adding some structure to your day, you can become a lot more productive. Here’s how to sharpen your time management skills.
Controle sus hábitos diarios durante la próxima semana
If you’re like most people, you probably have no clue where all your time goes. That ends now. Spend the next week writing down every single detail of your day. This includes time spent on social media, watching TV, lollygagging in the bathroom, etc. Don’t omit anything. At the end of your experiment, review your findings so you know exactly what’s stealing your time. Then come up with a plan to manage your time better.
Elimine las distracciones
Tener acceso a Internet es un don y una maldición. Por un lado, facilita muchas tareas. Puedes comprar, pagar facturas y hacer la declaración de la renta sin salir de casa. Pero también da pie a más distracciones. En un momento estás tachando cosas de tu lista de tareas pendientes. Al siguiente, haces clic en un artículo cualquiera con un titular atractivo. Una forma sencilla de acabar con este hábito es utilizar una herramienta de gestión del tiempo como Rescue Time. El programa se ejecuta en segundo plano en tu teléfono u ordenador y registra cómo pasas el tiempo en Internet. Luego te ofrece un informe detallado de tu actividad. Una versión de pago del programa puede incluso avisarte cuando dedicas demasiado tiempo a una tarea y bloquear los sitios web que te distraen.
Dar prioridad a
¿Adivina qué? El mundo no se va a acabar si tienes que quitarte algunas cosas de encima. Una cosa es que la tarea forme parte de la descripción de tu trabajo y otra es que tengas que hacerla. Pero fuera del trabajo, puedes dar un hachazo a algunas cosas y nadie se dará cuenta. Decide qué actividades son cruciales para tus objetivos y dales prioridad. Si hay cosas que tienes que hacer, pero no necesariamente tú, no dudes en pedir ayuda externa.
Automatizar siempre que sea posible
Hoy en día no es necesario pagar las facturas en persona. Ahorre tiempo y gasolina gestionando sus necesidades financieras en línea. Sólo necesita un par de minutos para automatizar el pago de sus ahorros y facturas. Sólo tienes que decirles a quién hay que pagar y cuándo. Para asegurarte de que no hay ningún problema, te recomendamos que compruebes tus cuentas semanalmente. Lo último que quieres es acabar en números rojos porque no has hecho bien las cuentas.
Ser menos accesible
Algunas personas son solucionadores natos. Les encanta ponerse la capa de superhéroe y salvar el día cuando hay un problema, por pequeño que sea. No hay nada malo en hacer un favor de vez en cuando. Pero si la gente acude constantemente a ti con cosas que pueden solucionar por sí solos, tienes que empezar a poner límites. No querrás ocuparte tanto de sus cosas que te olvides de tus propias prioridades. En lugar de estar "de guardia", hazles saber que no estarás disponible durante ciertas horas a menos que sea una emergencia absoluta. Apaga el teléfono o ponlo en silencio para poder concentrarte. Incluso puedes dedicar un tiempo especial a responder mensajes de texto, correos electrónicos y llamadas telefónicas.
Establecer un límite de tiempo
A veces sabemos exactamente lo que hay que hacer, pero nos da pavor hacerlo. En esos casos, resulta útil establecer un límite de tiempo. Esfuérzate al máximo durante 15 minutos. Cuando se acabe el tiempo, puedes dejarlo para otro día o seguir adelante si estás en la zona. Eso sí, asegúrate de terminarlo todo antes de la fecha límite.
Descansar con regularidad
Una parte importante de la gestión del tiempo es saber cuándo hay que tomarse un descanso. Trabajar todo el día no es la mejor manera de hacer las cosas. Con el tiempo, te sentirás agotado o tu mente empezará a divagar. Tomarse un respiro ayuda a recuperar la creatividad y aumenta la productividad. De hecho, los estudios demuestran que las personas más productivas se toman un descanso cada 52 minutos. Así que, la próxima vez que te encuentres contra la pared, aléjate un poco del proyecto. Cuando vuelvas, puede que veas las cosas de otra manera.
Planifique cada día la noche anterior
Antes de acostarte, dedica unos minutos a crear un plan para mañana. Escribe todo lo que te gustaría hacer y asigna a cada actividad una franja horaria. Esto incluye el trabajo y el ocio. Con todo claramente anotado, nunca tendrás que preguntarte qué hacer a continuación, ni se te escapará nada importante.
Rellena tu agenda
Haga lo que haga, evite reservar un horario hermético. Siempre existe la posibilidad de que surja algún imprevisto y necesites tiempo para resolverlo. Ya sea que alguien necesite hablar contigo mientras sales por la puerta, que te encuentres en un atasco o que des la vuelta a la manzana pordecimoquinta vez intentando encontrar aparcamiento. Si te das un margen de maniobra adicional, podrás hacer frente a los imprevistos sin que todo lo demás se vaya al traste.
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