¿Ha perdido su formulario W-2? Qué hacer

La información de este artículo está actualizada para el ejercicio fiscal 2025 (declaraciones presentadas en 2026).

La temporada de impuestos ya está aquí, y si estás pensando en presentar tu declaración y solicitar tu devolución, probablemente estés deseando tener en tus manos el formulario W-2. Los empleados que ganaron 600 dólares o más el año pasado deberían haber recibido su W-2 antes del 31 de enero. Pero, ¿qué pasa si tu formulario W-2 no ha llegado y ya han pasado un par de semanas? Esto es lo que debes hacer.

¿Qué es un formulario W-2?

Un formulario W-2, también conocido como Declaración de Salarios e Impuestos, es un documento fiscal crucial que las empresas deben proporcionar a sus empleados antes del 31 de enero de cada año. Este formulario informa de los ingresos de un empleado y de los impuestos retenidos de sus nóminas, incluidos salarios, propinas y otras compensaciones. El formulario W-2 se utiliza para informar de los ingresos y los impuestos retenidos con el fin de calcular la deuda tributaria de una persona. Un formulario W-2 incorrecto o que falte puede causar retrasos en su declaración de impuestos.

El formulario W-2 suele incluir la siguiente información:

Nombre, dirección y número de la Seguridad Social del empleado
Nombre, dirección y número de identificación fiscal del empresario (EIN)
Total de salarios y propinas ganados por el empleado
Impuesto federal sobre la renta retenido
Impuestos estatales y locales retenidos
Retenciones de Seguridad Social y Medicare
Otros ingresos, como primas y comisiones

Los empleados utilizan el formulario W-2 para presentar su declaración de la renta y solicitar un reembolso si han pagado impuestos de más. Es esencial revisar detenidamente el formulario W-2 para asegurarse de que toda la información es exacta y está completa.

Cuándo recibir el W-2

Las empresas deben entregar los formularios W-2 a sus empleados antes del 31 de enero de cada año. Sin embargo, algunas empresas pueden entregar los formularios W-2 antes, sobre todo si utilizan sistemas de archivo electrónico. Si no ha recibido su formulario W-2 a mediados de febrero, póngase en contacto con el departamento de nóminas o de recursos humanos de su empresa para solicitar una copia.

Es esencial tener en cuenta que las empresas pueden enviar los formularios W-2 electrónicamente, pero no es obligatorio. Si estás esperando una copia en papel, asegúrate de comprobar tu dirección postal con tu empresa para asegurarte de que es correcta.

Compruebe si falta el formulario W-2 en su correo electrónico o en el portal de nóminas

En la era digital, muchas empresas emiten los formularios W-2 electrónicamente. Si no encuentra su formulario W-2, empiece por revisar su correo electrónico, especialmente la carpeta de correo no deseado. Es posible que el formulario W-2 se haya enviado allí por error. Si tienes acceso a un portal del empleado, conéctate y comprueba si puedes descargar tu W-2 directamente desde allí.

Llame a su empresa

¿Aún no ha recibido su W-2? Póngase en contacto con el departamento de nóminas o de recursos humanos de su empresa. Pregunta cuándo y cómo te enviaron el formulario W-2 y comprueba la dirección postal que tienen registrada. Si es necesario, actualice su dirección y solicite que le vuelvan a enviar el formulario W-2.

Qué hacer si su formulario W-2 sigue sin aparecer: Póngase en contacto con el IRS

Si usted no ha recibido su formulario W-2 a finales de febrero, y los esfuerzos para ponerse en contacto con su empleador no han tenido éxito, es el momento de ponerse en contacto con el IRS. El IRS puede ayudarle en caso de que le falte el formulario W-2 poniéndose en contacto con su empresa en su nombre. Puede ponerse en contacto con el IRS en el 1-800-829-1040, y estar listo para proporcionar:

Su nombre, dirección, número de la Seguridad Social y número de teléfono
Nombre, dirección y número de teléfono de su empresa
Las fechas en que trabajó para la empresa
Una estimación de su salario y del impuesto federal sobre la renta retenido el año pasado. Puede encontrar esta información en su última nómina de 2025.

Si ha trabajado para varias empresas, compruébelo con la actual o la anterior.

Solicitar un certificado de ingresos y salarios

Si no puede obtener una copia de su formulario W-2 de su empleador, puede solicitar una Transcripción de Salarios e Ingresos al IRS. Esta transcripción muestra los datos de las declaraciones informativas que el IRS recibe de emisores como su empleador, incluidos los formularios W-2 y 1099.

Para solicitar un certificado de salarios e ingresos, puede:

Llame al IRS al 800-829-1040
Visite el sitio web del IRS en IRS.gov
Envíe una solicitud por correo a la dirección de la Agencia Tributaria que figura en su sitio web

Tendrá que indicar su nombre, número de la Seguridad Social y el ejercicio fiscal para el que solicita la transcripción. El IRS le proporcionará una transcripción que muestra sus ingresos y los impuestos retenidos, que puede utilizar para presentar su declaración de impuestos.

Nota: El IRS puede cobrar una tasa por proporcionar una Transcripción de Salarios e Ingresos, dependiendo del tipo de transcripción que solicite.

Presentar el formulario 4852 con la declaración de la renta

Todos los contribuyentes deben presentar la declaración antes del 15 de abril, incluso si no ha recibido su W-2. En este caso, utilice su último recibo de sueldo del año para calcular su salario y los impuestos retenidos.

En caso de que su formulario W-2 falte o sea incorrecto, puede presentar un formulario W-2 sustitutivo (formulario 4852, Substitute for Form W-2, Wage and Tax Statement) con su declaración de la renta. Sólo debe utilizarlo si

No ha recibido un W-2
Su empleador emitió un W-2 incorrecto

Tenga en cuenta que su declaración puede tardar más tiempo en procesarse porque Hacienda necesita tiempo para verificar que la información es correcta. Si recibe su W-2 después de presentar la declaración y se da cuenta de que la información no coincide con lo declarado en su declaración, tendrá que presentar una declaración de la renta enmendada.

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Preguntas frecuentes

¿Cuándo debo recibir mi formulario W-2?

Los empleadores deben enviar los formularios W-2 antes del 31 de enero de cada año. Si no ha recibido el suyo a principios de febrero, es hora de hacer un seguimiento.

¿Qué pasa si mi formulario W-2 llega tarde o no lo recibo?

En primer lugar, ponte en contacto con el departamento de nóminas o de recursos humanos de tu empresa. Si sigues sin recibirlo, puedes llamar al IRS para solicitar ayuda.

¿Puedo presentar mi declaración de impuestos sin un formulario W-2?

Sí. Si no tiene su formulario W-2, puede utilizar el formulario 4852 como sustituto, basándose en sus nóminas u otros registros.

¿Cómo puedo obtener una copia de mi formulario W-2 en línea?

Muchos empleadores proporcionan los formularios W-2 a través de portales de nóminas en línea. Consulte con su empleador o proveedor de nóminas para ver si hay acceso electrónico disponible.

¿Qué sucede si presento mi declaración de impuestos tarde porque no recibí mi formulario W-2?

Si no cumple con la fecha límite de presentación, podría enfrentarse a sanciones e intereses. Presentar el formulario 4852 o solicitar una prórroga puede ayudarle a cumplir con la normativa.

¿Puede el IRS ayudarme a obtener mi formulario W-2 perdido?

Sí. Si no ha recibido su formulario W-2 a mediados de febrero, el IRS puede ponerse en contacto con su empleador en su nombre.

¿Qué pasa si mi formulario W-2 tiene errores?

Pida a su empleador que emita un formulario corregido (Formulario W-2c). No presente su declaración hasta que tenga la versión corregida.

¿Necesito varios formularios W-2 si he tenido más de un empleo?

Sí. Cada empleador debe emitir un formulario W-2 por separado. Asegúrese de incluirlos todos al presentar su declaración de impuestos.

¿Cómo puedo evitar problemas con el formulario W-2 en el futuro?

Mantenga actualizada su dirección postal y su información de contacto con su empleador, y regístrese para recibir la correspondencia por vía electrónica, si está disponible.