¿Cuánto tiempo hay que conservar los documentos fiscales?

La información de este artículo está actualizada para el ejercicio fiscal 2024 (declaraciones presentadas en 2025).

Ya ha pasado la temporada de la declaración de la renta. Pero ahora te queda la pregunta: ¿Cuánto tiempo tienes que guardar la documentación fiscal? Es una de esas cosas que todos nos preguntamos una vez que hemos cruzado la línea de meta. ¿Necesitas conservar esos montones de papeles para siempre? ¿O puedes deshacerte de ellos y recuperar espacio? En esta guía, te explicamos exactamente cuánto tiempo debes guardar los documentos fiscales (spoiler: no es tan complicado como parece) y por qué conservar los documentos adecuados puede ahorrarte dolores de cabeza en el futuro. Manos a la obra.

Por qué es importante conservar la declaración de la renta

Conservar sus declaraciones de la renta es importante por varias razones, cada una con sus propias implicaciones para su bienestar financiero y sus obligaciones legales.

Obligaciones legales

El IRS exige a los contribuyentes que mantengan registros durante un periodo determinado, principalmente para garantizar el cumplimiento de las leyes fiscales. Estos registros verifican los ingresos, deducciones y créditos declarados en su declaración de la renta. No mantener estos registros puede dar lugar a complicaciones si el IRS solicita documentación.

Auditorías fiscales

Normalmente, Hacienda puede auditar una declaración de la renta hasta tres años después de haberla presentado. Sin embargo, si declara un 25% menos de ingresos brutos o más, puede ampliar este plazo a seis años. En los casos de fraude o falta de presentación de una declaración, no hay estatuto de limitaciones, lo que significa que el IRS puede auditarle indefinidamente. Use ezTaxReturn para una experiencia de declaración de impuestos rápida, fácil y sin estrés, ¡y obtenga su máximo reembolso!"

Referencia futura

Las declaraciones de la renta antiguas pueden tener un valor incalculable para la planificación financiera. Sirven como prueba de ingresos y pueden ser necesarias a la hora de solicitar préstamos, hipotecas o incluso determinados puestos de trabajo. Disponer de registros detallados puede agilizar estos procesos y proporcionar un historial financiero claro.

Repercusión en las devoluciones de impuestos

Las declaraciones de la renta anteriores son esenciales a la hora de modificar declaraciones anteriores. Si descubre errores u omisiones en una declaración, disponer de la documentación original le permite presentar las modificaciones con mayor precisión, lo que puede dar lugar a reembolsos o ajustes fiscales adicionales.

El mantenimiento de sus registros fiscales no sólo le ayuda a cumplir con la normativa del IRS, sino que también respalda sus futuras iniciativas financieras y garantiza que pueda resolver eficazmente cualquier discrepancia en sus declaraciones de impuestos.

¿Cuánto tiempo debe conservar sus declaraciones de la renta?

Guarde sus recibos de nómina durante 1 año

A todo el mundo le gusta tener la oportunidad de arrugar un trozo de papel y tirar esa canasta (imaginaria) de 3 puntos a la basura. Pero cuando se trata de tus recibos de nómina, no te limites a tirarlos una vez cobres el cheque. Guárdalos hasta que puedas cotejar la información con tu W-2. Una vez que hayas comprobado que los totales son correctos, puedes tirarlas.

Conserve su declaración de la renta al menos 3 años

Es mejor prevenir que curar. Así que, como regla general, es importante guardar una copia de tu declaración de la renta y los documentos justificativos durante al menos tres años después de haberla presentado. Por lo general, si Hacienda tiene preguntas sobre su declaración o necesita calcular impuestos adicionales, lo hará dentro de este plazo. Comprender la fecha límite para presentar las declaraciones es crucial, ya que afecta al plazo de prescripción de las auditorías y reclamaciones. También es el plazo en el que puede modificar su declaración para reclamar un crédito fiscal o una deducción que puede haber pasado por alto la primera vez. Guarde todo lo que pueda verificar sus ingresos, créditos o deducciones. Por ejemplo, su W-2 o 1099, los pagos de matrícula y los recibos de donaciones benéficas.

6 años si no declaró todos sus ingresos

Antes de encender la trituradora, ten en cuenta que la regla de los tres años no se aplica a todo el mundo. Si omitiste más del 25% de tus ingresos brutos en tu declaración de la renta, Hacienda dispone de seis años para realizar una auditoría. Así que, en este caso, conserve sus documentos hasta que se haya cerrado ese plazo. Es importante saber exactamente cuánto tiempo hay que conservar las declaraciones de la renta, sobre todo si no está seguro de haber declarado todos sus ingresos correctamente.

7 años o más para determinados registros fiscales

En algunas situaciones, puede que necesite conservar sus registros durante 7 años o más. Por ejemplo:

Si presenta una reclamación por una pérdida por valores sin valor o una deducción por deudas incobrables, el IRS recomienda conservar sus registros fiscales durante al menos siete años.
Si vendió una vivienda y excluyó las plusvalías de su declaración de la renta, conserve los documentos relacionados mientras sea propietario del inmueble, más 3 años adicionales.
Si no declaró impuestos o presentó una declaración fraudulenta, Hacienda puede perseguirle indefinidamente.

Aunque no necesites guardar documentos durante tanto tiempo, no es mala idea guardarlos para tu propia tranquilidad. Puedes almacenar tus documentos digitalmente, lo que te ayudará a evitar que se acumulen físicamente.

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Tipos de registros fiscales

Cuando se trata de llevar registros fiscales, es esencial saber qué tipo de documentos conservar y durante cuánto tiempo. El IRS recomienda conservar los documentos fiscales que justifiquen los ingresos y las deducciones y créditos fiscales declarados en la declaración de la renta. Estos registros pueden incluir:

Documentos fiscales: Formularios W-2, formularios 1099 y recibos de donaciones benéficas.
Registros empresariales: Recibos, facturas y extractos bancarios de gastos empresariales.
Registros de inversiones: Extractos y registros de aportaciones a cuentas de jubilación como IRA o Roth IRA.
Registros de la propiedad: Documentos de venta de la vivienda, recibos de mejoras de la propiedad y registros legales asociados.
Registros de cuentas de jubilación: Aportaciones y extractos de cuentas de ahorro para la jubilación.

Al mantener estos documentos organizados y accesibles, puede asegurarse de que dispone de las pruebas necesarias para respaldar su declaración de la renta y cualquier reclamación que haga.

Almacenamiento y organización digital

En la era digital actual, es más fácil que nunca almacenar y organizar sus registros fiscales digitalmente. Aquí tienes algunos consejos para digitalizar tus documentos financieros y fiscales:

Digitalice sus registros financieros y fiscales

Digitalizar sus registros financieros y fiscales puede ayudarle a mantenerse organizado y garantizarle el acceso a sus registros cuando los necesite. He aquí algunos pasos a seguir:

Escanee sus documentos fiscales, incluidos los formularios W-2 y 1099 y los recibos de donaciones benéficas.
Guarde sus registros digitales en un lugar seguro, como un disco duro externo o un servicio de almacenamiento en la nube.
Organiza tus archivos digitales por año y tipo de documento
Considere la posibilidad de utilizar un software fiscal o un sistema de archivo digital que le ayude a mantenerse organizado y le garantice el acceso a sus registros cuando los necesite.

Siguiendo estos pasos, puede mantener sus registros fiscales seguros y fácilmente accesibles, haciendo que el tiempo de impuestos sea una brisa.

Cuándo considerar la eliminación de los registros fiscales

Una vez transcurrido el plazo de prescripción del IRS, suele ser seguro deshacerse de sus antiguos documentos fiscales. Sin embargo, considere conservar los documentos durante más tiempo si pueden ser importantes para la planificación financiera o como prueba de ingresos. En los casos de venta de propiedades o de determinadas deducciones, conservar los registros durante más tiempo puede ser beneficioso.

Consejo sobre trituración: Si estás listo para deshacerte de tus documentos físicos, asegúrate de triturarlos para proteger tu información personal y evitar posibles robos de identidad.

¿Qué ocurre si no lleva la declaración de la renta?

No conservar las declaraciones de impuestos y los registros relacionados puede acarrear varias consecuencias potenciales, que afectan tanto a su situación financiera como jurídica.

Posibles consecuencias de la pérdida de registros fiscales

Perder sus documentos fiscales o no conservarlos durante el tiempo requerido puede complicar su vida financiera. Sin estos documentos, es posible que tenga dificultades para aportar pruebas de los ingresos, deducciones y créditos declarados en su declaración de la renta. Esto puede dar lugar a problemas si el IRS solicita documentación durante una auditoría.

Repercusiones en las auditorías y las futuras declaraciones

Si no dispone de sus documentos fiscales, puede perder deducciones o cometer errores en futuras declaraciones. Durante una auditoría del IRS, la ausencia de documentación justificativa podría llevar a la denegación de deducciones y créditos, lo que daría lugar a obligaciones fiscales adicionales. Además, sin declaraciones anteriores, la modificación de declaraciones anteriores o la corrección de errores se convierte en un reto.

Riesgos jurídicos y financieros

Los riesgos legales y financieros de no mantener sus registros fiscales son significativos. Puede enfrentarse a sanciones por declarar ingresos inferiores a los reales o por no justificar las declaraciones de la renta. En casos graves, el IRS puede imponer multas o emprender acciones legales. Además, no tener acceso a su historial financiero puede dificultar la solicitud de préstamos, la aprobación de hipotecas y otras actividades financieras.

Mantener los registros fiscales organizados, ya sea digital o físicamente, es crucial para evitar estos escollos y asegurarse de estar preparado para cualquier consulta del IRS u oportunidad financiera que surja.

Recapitulemos

Para recapitular, la mayoría de los contribuyentes deben conservar sus declaraciones de impuestos durante al menos tres años, pero dependiendo de su situación, puede que necesite conservar sus registros durante seis o siete años, o incluso indefinidamente en casos de fraude o declaraciones no presentadas. Recuerde, mantener sus registros organizados, ya sea digital o físicamente, le asegurará estar siempre preparado para auditorías, modificaciones fiscales o futuras consultas.

Consejo profesional: Almacene sus registros en la nube para facilitar el acceso y la tranquilidad.

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