La información de este artículo está actualizada para el ejercicio fiscal 2023 (declaraciones presentadas en 2024).
Como propietario de una pequeña empresa, la temporada de impuestos puede resultar abrumadora y confusa. De hecho, una encuesta de la American University reveló que existe una importante "brecha de conocimientos fiscales" entre los propietarios de empresas estadounidenses.
Un alarmante 37% de las pequeñas empresas y los trabajadores autónomos luchan con sentimientos de ansiedad y confusión sobre cómo presentar los impuestos, incluyendo un 25% de los encuestados que no sabían cómo presentar sus impuestos en absoluto.
Si esto le resulta familiar, no está solo. Por eso hemos elaborado esta guía para principiantes sobre la declaración de impuestos de las pequeñas empresas.
Aprenderá de qué tipos de impuestos puede ser responsable, qué formularios de impuestos para pequeñas empresas debe utilizar y los plazos de impuestos clave para que pueda seguir cumpliendo y aprovechar los ahorros fiscales elegibles.
Tipos de impuestos para pequeñas empresas
Hay varios tipos de impuestos sobre pequeñas empresas que puede tener que pagar. Los impuestos que deberá pagar dependerán principalmente del tipo de empresa que tenga y del Estado en el que opere. He aquí un rápido desglose.
Impuesto sobre la renta
Todas las empresas, excepto las sociedades colectivas, están obligadas a pagar el impuesto sobre la renta. El impuesto federal sobre la renta es un sistema de reparto. En el caso de los trabajadores por cuenta ajena, esto significa que se retiene una parte de cada nómina para pagar el impuesto sobre la renta. Si no le retienen impuestos (por ejemplo, si trabaja por cuenta propia), es posible que tenga que pagar impuestos estimados trimestrales sobre sus ingresos.
Consejo profesional: La mayoría de los estados exigen el pago del impuesto de sociedades o de la renta de las empresas, pero cada estado tiene normas diferentes. Asegúrate de consultar las leyes fiscales locales y estatales para cumplir con tus obligaciones fiscales.
Los impuestos estatales pueden clasificarse generalmente en tres categorías:
- Tasas de formación inicial.
- Impuestos sobre la renta empresarial.
- Impuesto sobre ventas y uso.
El sitio web del IRS tiene una lista de enlaces a páginas de los gobiernos estatales con información sobre los requisitos fiscales de cada estado para las empresas.
Impuesto estimado
El impuesto sobre la renta debe pagarse a medida que se devenga a lo largo del año, ya sea a través de retenciones fiscales o mediante pagos estimados. Como empresario, es probable que tenga que pagar impuestos estimados sobre sus ingresos por cuenta propia, a menos que sea una sociedad anónima o una sociedad de responsabilidad limitada.
Los impuestos estimados se pagan trimestralmente y se calculan en función de sus ingresos brutos ajustados (AGI) previstos; la mayoría de las personas utilizan los ingresos del ejercicio fiscal anterior para determinar sus pagos estimados para el año siguiente.
Vencen los pagos trimestrales de impuestos estimados para 2024:
- 15 de abril
- 17 de junio
- 16 de septiembre
- 15 de enero de 2025
Asegúrese de estar al día en sus pagos estimados, ya que los pagos atrasados o insuficientes pueden dar lugar a una costosa multa.
Más información: 4 consejos para que el pago trimestral de impuestos sea menos doloroso
Impuesto sobre el trabajo
Si su pequeña empresa tiene empleados, estará obligado a pagar determinados impuestos sobre el trabajo.
Los impuestos sobre el empleo incluyen los siguientes:
- Impuestos de seguridad social y Medicare
- Retención del impuesto federal sobre la renta
- Impuesto federal de desempleo (FUTA)
Al final del año, rellenará y presentará el formulario W-2 para declarar los salarios de los empleados y otras retribuciones de su empresa. Utilice el formulario W-3, Transmittal of Wage and Tax Statements (Transmisión de declaraciones de salarios e impuestos) para transmitir los formularios W-2 a la Administración de la Seguridad Social.
También debe compartir una copia del W-2 antes del 31 de enero con su(s) empleado(s) para sus propios registros de declaración de impuestos.
Impuesto sobre el trabajo autónomo
Si trabaja por cuenta propia, tendrá que pagar los impuestos de autónomo. Los impuestos de autónomos (también conocidos comoimpuestos FICA) cubren tanto las obligaciones fiscales de la empresa como las de la nómina del empleado en concepto de impuestos de la Seguridad Social y Medicare por un total del 15,3% de su salario o ingresos brutos.
Consejo profesional: Utilice la deducción del impuesto sobre el trabajo autón omo para deducir la parte equivalente al empleador de su impuesto sobre el trabajo autónomo al calcular su AGI.
Impuestos especiales
Los impuestos especiales gravan bienes, actividades o servicios específicos. Las empresas obligadas a pagar impuestos especiales pueden ser importadores, fabricantes y minoristas. Los impuestos especiales federales suelen recaudarse sobre las compras relacionadas con el combustible, los billetes de avión, las ventas de tabaco y otros bienes y servicios.
Visite IRS.org para obtener más información sobre su obligación de pagar impuestos especiales.
Formularios fiscales para pequeñas empresas
A continuación encontrará una lista de los formularios fiscales más comunes que puede necesitar para presentar los impuestos de su pequeña empresa.
Formularios del impuesto sobre la renta de las pequeñas empresas
- Formulario 1040, Declaración del impuesto sobre la renta de las personas físicas de EE.UU.
- Anexo C (Formulario 1040), Beneficios o pérdidas de la empresa
- Anexo E (Formulario 1040), Ingresos y pérdidas suplementarios (sociedades personalistas)
- 1120, Declaración del impuesto sobre la renta de sociedades de EE.UU. (sociedades C)
- 1120-S, Declaración del impuesto sobre la renta de EE.UU. para una sociedad de tipo S
- Anexo K-1 (Formulario 1120-S) (Sociedades de responsabilidad limitada)
Formulario del impuesto sobre el trabajo autónomo
Formulario de estimación de impuestos
Formularios de impuestos sobre el empleo
- 941, Declaración trimestral de impuestos federales del empleador
- 943, Declaración anual de impuestos federales del empleador para empleados agrícolas
- 944, Declaración ANUAL de Impuestos Federales del Empresario
Formularios FICA
- W-2, Declaración de salarios e impuestos (compartida con el empleado)
- W-3, Transmittal of Wage and Tax Statements (envío a la Administración de la Seguridad Social)
Formularios del impuesto federal de desempleo (FUTA)
Plazos fiscales para las pequeñas empresas
Cumplir los plazos fiscales es importante para garantizar que su pequeña empresa cumple con sus obligaciones fiscales y que usted no es responsable de ninguna sanción.
Estos son los principales plazos fiscales que debe tener en cuenta a la hora de presentar la declaración de la renta de su pequeña empresa:
15 de enero
- Pago trimestral del impuesto estimado (4º pago del año anterior)
- Fichero Horario SE
31 de enero
- Presentar información sobre los impuestos de la Seguridad Social y Medicare y las retenciones del impuesto sobre la renta
- Comparta el formulario W-2 con su(s) empleado(s)
- Compartir los formularios W-2 y W-3 con la Administración de la Seguridad Social
- Presentar declaraciones informativas sobre pagos a no empleados y transacciones con otras personas
- Compartir el formulario 1099 con el destinatario
- Pagar los impuestos federales de desempleo (FUTA)
- Presentar el formulario 940
28 de febrero
- Presentar declaraciones informativas sobre pagos a no empleados y transacciones con otras personas
- Presentar el formulario 1099 al IRS
31 de marzo
- Plazo de presentación de las declaraciones informativas de pagos a no asalariados y operaciones con otras personas si se presenta por vía electrónica
15 de abril
- Declarar el impuesto sobre la renta
- Presentar los modelos 1040 o 1040-SR y el Anexo C
- Abonar el primer pago trimestral del año
30 de abril
- Pagar los impuestos federales de desempleo (FUTA)
- Presentar el formulario 940
15 de junio
- Pagar el segundo impuesto trimestral estimado
31 de julio
- Pagar los impuestos federales de desempleo (FUTA)
- Presentar el formulario 940
15 de septiembre
- Pago del 3er impuesto trimestral estimado
31 de octubre
- Pagar los impuestos federales de desempleo (FUTA)
- Presentar el formulario 940
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